会社はマイナンバーをすぐに集めなければならないのか?

10月20日以降、市区町村によって、発送時期は異なりますが、マイナンバーが発送されているようです。
税務や雇用保険、社会保険の諸事務のために使用しなければならない会社。
会社は、個人の手元にマイナンバーが届き次第、直ちに集めなければならないのでしょうか?

マイナンバーを利用する事務のスケジュール

税務関係
2016年申告分より使用開始、、、2015年年末調整では必要なし

雇用保険
2016年1月1日以降の事務手続から使用開始

社会保険
2017年1月以降、、、使用開始時期未定

もし、2016年1月以降に入退社がなければ、、、

2016年の年末調整のときから利用開始です。これが最も遅いタイミングです。なので、、、マイナンバーが個人(従業者)の手元に届いたからといって、会社は「直ちに、すぐに」集める必要はありません。

だからといって、会社が集めようと思ったときに従業者からマイナンバーを集めようと思っても、思うようには集まらないかもしれません。

 

日本に住所がある方、すべてにマイナンバーが届く時期は11月末頃

特別な事情がなければ、11月末頃に、日本に住所を有する方すべてに「個人番号通知カード」が届く予定です。
ちょうど、2015年の年末調整事務をそろそろ、、、というタイミングです。

年末調整に必要な書類を集めるときに、合わせてマイナンバーを集める。
これが会社にとっても、従業者にとっても、最も手間の掛からない時期、タイミングなのではないでしょうか?

もうマイナンバー制度の受け入れ準備は完璧だ!という場合には、全く必要のない情報ですが、マイナンバー制度の情報仕入れを含め、何も手を付けていない場合には、、、

  1. マイナンバーを集める人を決める
  2. マイナンバーを集める時期を決める
  3. マイナンバーを集める方法を決める
  4. マイナンバーを集める場所を決める
  5. 集めたマイナンバーをどのように保管するかを決める
  6. マイナンバー保管までの作業手順を決める
  7. 安全に保管できる=保管しようとする場所のセキュリティを再確認する

少なくともこの7つは11月末までにまとめましょう。

具体的にどんなことをしなければならないか?
もっと詳しく、会社として知りたいと思われる場合には、、、

特定個人情報委員会HP>特定個人情報保護委員会>法令・ガイドライン>ガイドライン

http://www.ppc.go.jp/legal/policy/

ここにガイドラインが公開されていますので参考にしてください。

 

「マイナンバー」
たったこれだけのために2016年早々から業務を振り回されたくないのなら、、、

12月末までにマイナンバーを従業者から預かり、保管まで完了させる

これが理想的、かつ、現実的な対応と言えるでしょう。